Boîte mail partagée
Un distributeur de 40 personnes reçoit 80 emails par jour sur sa boîte contact : suivis de commande, demandes de facture, questions SAV. Deux personnes y passent leurs matinées, et les emails importants attendent derrière les répétitifs.
Avant
- Le tri de la boîte occupe le début de chaque journée
- Les mêmes réponses sont retapées avec les mêmes recherches dans l'ERP
- Quand ça déborde, des emails restent sans réponse
Après
- Chaque email est classé par type dès son arrivée
- La réponse est préparée, avec les informations déjà tirées de vos outils
- L'équipe valide en un clic et garde son temps pour les cas particuliers
Comment ça marche
Le déroulé, du premier jour à l'agent en service.
On branche la boîte partagée
Outlook ou Gmail, telle quelle. L'agent lit ce qui arrive, votre équipe continue de travailler au même endroit.
L'agent classe et prépare
Suivi de commande : il va chercher le statut. Demande de facture : il retrouve le document. Question inhabituelle : il la met de côté pour un humain.
Votre équipe valide
Chaque réponse préparée est relue et envoyée par une personne. Avec le temps, vous choisissez ce qui peut partir seul.
Ce qui reste humain
- Rien ne part sans validation tant que vous n'en décidez pas autrement
- Les emails ambigus ou inhabituels vont directement à un humain
- Vous voyez à tout moment ce que l'agent a classé, préparé, envoyé
Ce cas dans votre métier
Délai et budget
Un agent branché sur votre boîte réelle en 2 à 4 semaines. Le budget est cadré avant de commencer, et on ne continue que si les chiffres le justifient : temps gagné par jour, délai de réponse, emails sans réponse.
[email protected]Trente minutes au téléphone, et vous saurez si votre cas tient. Sans engagement, et on vous dit non si c'est non.